Zukunftskonferenzen sind ein Dialog, Lern- Planungs- und Mobilisierungsinstrument, mit dem eine relativ große Gruppe ihre gemeinsame Zukunft planen und dabei unerwartete Durchbrüche erzielen kann. Zukunftskonferenzen eignen sich zur langfristigen Planung der Zukunft einer Organisation oder eines strategischen Themas. Wenn Organisationen sich umorientieren, dann hängt der Erfolg maßgeblich davon ab, ob die Mitarbeiter die Veränderungen mit tragen. Dies setzt zwei Zustände voraus: Indentifikation mit den Zielen und Mobilisierung für deren Umsetzung. Zukunftskonferenzen sind ein geeignetes und erprobtes Instrument, um genau diese Zustände nachhaltig herbeizuführen.
Den Grundstein zu Zukunftskonferenzen legten das australische Wissenschaftler-Paar Fred und Merrelyn Emery mit seinen Search Conferences Anfang der 60er Jahre. Fred Emery arbeitete ursprünglich am Travistock Institute in London zusammen mit Eric Trist. Wieder in die australische Heimat zurückgekehrt, führte er später mit seiner Frau Merrelyn zahlreiche Search Conferences durch. In den USA arbeitete seit den siebziger Jahren Ronald Lippitt unter anderem am Massachusetts Institute of Technology in eine sehr ähnliche Richtung. Aus diesen und anderen Strömungen in anderen Teilen der Welt schöpfte Marvin Weisboard und entwickelte seine Version der Zukunftskonferenz. Die grundlegenden Prinzipien sind: Mobilisierung zielorientierter Energie durch Partizipation, simultanes Planen und Umsetzen auf breiter Basis, gestärktes Gemeinschaftsgefühl durch Identifikation und das Ausschöpfen der Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Eine Zukunftskonferenz dauert zweieinhalb Tage und findet am besten in einem hohen, hellen Raum statt. 30 bis zu mehreren Hundert Teilnehmer begeben sich in Begleitung von zwei Moderatoren auf eine Zeitreise. Sie arbeiten die Vergangenheit auf, resümieren die Gegenwart und planen die Zukunft. Ihr Schwerpunkt liegt auf Gruppenarbeit mit 7 bis 8 Personen. Die Moderatoren werden vor allem im Plenum aktiv, wenn Ergebnisse dargestellt und diskutiert werden. Die Teilnahme an der Konferenz bringt einen hohen kreativen und fantasievollen Einsatz mit sich. Deshalb ist der Konferenzverlauf auch bewusst spielerisch gestaltet. Es sollten genug Flipcharts und Pinnwände zum "Austoben" zur Verfügung stehen. Unter Umständen kann auch multimedial gearbeitet werden. Logistische und inhaltliche Entscheidungen en Detail nimmt ein Planungsteam vor. Dieses besteht aus 6 bis 8 Mitarbeitern der Organisation und den zwei Moderatoren. Für das Planungsteam, aber vor allem für die Konferenz selbst ist es wichtig, dass alle von den anvisierten Veränderungen betroffenen Gruppierungen repräsentiert sind. Dazu gehören auch Externe, zum Beispiel Kunden. Nur so ist gesichert, dass die gesamte Perspektivenvielfalt einfließt.
Die Tagung beginnt in der Regel am Nachmittag des ersten und endet etwa um die selbe Uhrzeit des dritten Tags. Die dazwischen liegenden Nächte sind wichtig, damit die Teilnehmer die Informationen ordnen und hervorgerufene Gefühle "verdauen" können. Schließlich sind die zu bewältigenden sechs Aufgaben nicht zu unterschätzen:
1. Blick in die Vergangenheit
Im Rückblick auf die gemeinsame Vergangenheit mit allen Höhen und Tiefen werden Interesse und Energie der Teilnehmer geweckt. Sie erkennen, dass sie schon lange in einem Boot sitzen, entwickeln Gemeinschaftsgefühl - die emotionale Basis für einen konstruktiven Dialog.
2. Analyse des Umfelds
Die Teilnehmer arbeiten Trends und Entwicklungen im Umfeld der Organisation heraus und erstellen Zukunftsszenarien. So werden sie für den äußeren Wandel sensibilisiert. Ihr Drang nach Veränderung wird gestärkt.
3. Der Blick nach Innen
Die Interessengruppen reflektieren ihr eigenes Handeln. Worauf sind wir stolz, was bedauern wir? Sie präsentieren ihre Sichtweisen und machen sie so zum Allgemeingut. Das generiert gegenseitiges Verständnis, offenbart gemeinsame Werte (der "unsichtbare Faden") und steigert das kollektive Verantwortungsgefühl.
4. Entwurf einer visionären Zukunft
Der emotionale Höhepunkt der Tagung. Fantasie, Intuition und Kreativität werden herausgefordert. Die Teilnehmer kreieren ein Idealbild der Zukunft, für die sie gerne arbeiten würden. Was ist das Beste, das aus der Organisation werden kann? Von Gedichten über Lieder und Sketchen ist alles erlaubt. Der "Creative Flow" stimuliert Lust auf Zukunft und den Willen, sie zu erschaffen.
5. Gemeinsamkeiten der Ziele
Die unterschiedlichen Zukunftsversionen werden auf ihre Übereinstimmungen hin abgetastet, Differenzen aber nicht außen vor gelassen. Erfahrungsgemäß kristallisiert sich eine große Deckungsgleichheit der Vorstellungen heraus, auf deren Basis konkrete Ziele formuliert werden.
6. Planen von Maßnahmen
Die einzelnen Gruppen orientieren sich an den heraus gearbeiteten Zielkoordinaten und entwickeln Maßnahmen zu ihrer Realisierung. Die Ergebnisse werden im Plenum vorgestellt.
Der Ablauf der Konferenz ist systematisch so gestaltet, dass drei wesentliche Bedingungen erfüllt werden:
- Stärkung des "Wir-Gefühls"
- Mobilisierung zielgerichteter Energie
- Simultanes Planen und Umsetzen von Maßnahmen
Die vermeintliche Abgabe von Kontrolle an die Teilnehmenden führt letztendlich zu mehr integrierender Souveränität. Der Einzelne fühlt sich in der Gruppe aufgehoben, gerade weil er Verantwortung für das Ganze übernimmt. Dieses "immaterielle" Ergebnis ist mindestens genauso wichtig wie das greifbare (die Maßnahmen).
Etwa neun Monate nach der Tagung kann eine Nachfolgekonferenz abgehalten werden. Die einzelnen Gruppen präsentieren, was sie wollten, was sie tatsächlich gemacht haben und was sie weiter vor haben. Auf diese Weise wird das Gemeinschaftsgefühl erneuert, die Energie wieder aufgefrischt und es können weitere Pläne, Ideen und Personen einbezogen werden.
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