Ein erfolgreicher Anwender von Open Space ist AT&T. Vor den Olympischen Spielen in Atlanta 1996 gelang es Owen, 23 Planer des Technologieunternehmens dazu zu bringen, in nur zwei Tagen einen Pavillon für 75.000 Besucher zu konzipieren. Ursprünglich eingeplant waren mehrere Monate.
Open Space ist eine schnelle und effektive Methode, mit der viele Menschen für die Lösung dringender und komplexer Aufgaben aktiviert werden können. Sie besticht durch ihre ebenso einfache wie elegante Umsetzung.
Eine Open Space-Konferenz dauert klassischerweise 3 Tage und ist geeignet für 10 bis 750 Personen. Um ihren Ablauf und die einzelnen Ergebnisse transparent zu machen, sollten neben Papier auch genügend Clip-Boards, Flip-Charts und Computer zur Verfügung stehen.
Die Organisationsführung gibt das Leitthema vor. Dabei kann es sich ganz generell um die Zukunft ihres Unternehmens oder um ein konkretes Projekt handeln. Auf jeden Fall muss es ein Thema sein, das am besten von mehreren Personen gelöst wird.
An einer Open Space-Konferenz sollten zudem nur diejenigen teilnehmen, die wirklich etwas voranbringen und sich leidenschaftlich mit der vorgegebenen Aufgabe beschäftigen wollen - die "Energieträger" der Organisation. Sie bestimmen die konkreten Unterthemen selber und haben auf diese Weise genug "Raum", ihre Kreativität, ihre Intelligenz und ihr Wissen einzubringen.
Zu Beginn sitzen die Beteiligten in einem großen, bei höherer Teilnehmerzahl auch in mehreren Stuhl-Kreisen. Vom Konferenzleiter erfahren sie das Leitthema. Er vermittelt ihnen auch die vier wichtigen Prinzipien des Open Space:
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Wer auch immer an der Konferenz teilnimmt, es sind die richtigen. - Sie alle interessieren sich für die Aufgabe und wollen sie bewältigen. |
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Was auch immer passiert, es ist das richtige. - Unerwartete Ereignisse sind oft die kreativsten. Überraschungen zeigen, dass wir lernen und innovativ sind. |
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Wann immer es beginnt, es ist der richtige Zeitpunkt. - Kreativität hält sich nicht unbedingt an den Sekundenzeiger. 10 Uhr kann auch mal 10:30 Uhr oder auch 9:30 Uhr sein. |
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Wenn es vorbei ist, ist es vorbei. - Hat eine Arbeitsgruppe ihr Thema früher erledigt als vorgesehen, dann kann sie aufhören. Die Teilnehmer dieser Gruppe müssen nicht bis zum eigentlich vorgesehenen Zeitpunkt zusammen bleiben. |
Die Mitwirkenden werden nun aufgefordert, in die Kreismitte zu treten, das bereit gestellte Mikrofon zu ergreifen und ein wichtiges Thema zu nennen. Anschließend hängen sie es auf einer dafür vorgesehene Wand. Ihr Thema muss zum vorgegebenen Rahmen passen und sie müssen bereit sein, selber dafür Verantwortung zu übernehmen.
Nach anfänglichem Zögern entsteht meist schon nach 30 Minuten ein umfassendes Workshop-Angebot.
Im nächsten Schritt legen die Beteiligten gemeinsam die weitere Tagesordnung fest und tragen sich bei den an der Wand hängenden Workshops ein. 7, 15 oder auch mal 30 Personen widmen sich der Lösung "ihres" Problems. Oft modifizieren sie ihr Thema noch oder sie formieren sich am zweiten Tag sogar völlig neu. Das ist erlaubt und erwünscht. Denn gerade dieses "Gesetz der zwei Füße" ist es, das die Konferenz so lebendig macht: "Wenn du das Gefühl hast, einer Gruppe nicht weiterhelfen oder nichts mehr lernen zu können, dann steht auf und geh." So entstehen zwei Arten von Konferenzteilnehmern: "Hummeln", die von Workshop zu Workshop wechseln und "Schmetterlinge", die selten in Gruppen anzutreffen sind. Stattdessen behandeln sie das Konferenzthema im Flurgespräch oder im Garten des Tagungshotels. Mit spielerischer Leichtigkeit sind sie bei der Arbeit: Sie haben Freude, diskutieren lebhaft und sind konzentriert bei der Sache.
Zum Ende des zweiten Tages erstellen die Gruppen Bericht über ihre Ergebnisse. Dafür stehen ausreichend PCs und Notebooks bereit.
Die Konferenzleitung vervielfältigt die Reports und legt sie kommentarlos am Morgen des dritten Tages in die Mitte des großen Stuhlkreises. Irgendwann werden sie von den Teilnehmern entdeckt und automatisch verteilt. Sie beginnen zu lesen und werden gebeten, die wichtigsten Ergebnisse in Bezug auf das Generalthema in eine Rangordnung zu bringen. Es entsteht eine Top Ten-Liste. Bei mehr als 200 Teilnehmern empfiehlt sich eine elektronische Abstimmung.
Im nächsten Schritt werden diese zehn wichtigsten Ergebnisse im Plenum auf Flipcharts gelistet. Die jeweiligen Initiatoren stellen sich neben "ihr" Thema. Die anderen Beteiligten flanieren von einem zum anderen und geben zusätzliche Anregungen. Anschließend setzen sich die Freiwilligengruppen zu den Top Ten noch einmal zusammen, treffen Verabredungen für ihr weiteres Vorgehen und lassen sich - als ein Akt symbolischer Bestärkung - fotografieren. Mit einer abschließenden Reflexion unter allen Teilnehmern wird die Open Space-Konferenz beendet.
Open Space wirkt energetisierend. Die Mitarbeiter erleben das neue, erfrischende Gefühl, eine Gemeinschaft mit gemeinsamen Zielen zu sein. Sie ergreifen Eigeninitiative und finden sich zu Gruppen zusammen, in denen sie Pläne erarbeiten und umsetzen. Neue Netzwerke werden geknüpft.
Im Grunde ist die Open Space-Konferenz also der Vorlauf für eine pulsierende, lebendige Organisation, die Freiräume bereithält für innovatives Handeln.
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